適切なドキュメント管理システムの選択：何を考慮すべきか

大企業、中小企業、スタートアップ企業のいずれを運営していても、ドキュメントの混乱は誰もが経験する課題です。シームレスに業務を進め、そして現代ではどこからでも作業するには、チームは日々の業務でドキュメントをすばやく見つけ、アップロード、送信、共有できる必要があります。

ドキュメント管理システムとは

ドキュメント管理システム（DMS）は、あらゆる種類のドキュメントを整理、保護、管理、保存、受信、追跡するために使用される自動化されたソフトウェアソリューションです。このようなソリューションは、クラウドストレージ、デジタルドキュメント管理、およびワークフローを提供でき、対象のドキュメントを操作しているチームにアクセスを与えるシステムを備えています。

ドキュメント管理システムを使用することで、企業は紙のドキュメントの混乱を排除し、デジタルドキュメントを管理し、一元化されたストレージで安全に制御でき、取得オプションを備えています。

DMSが提供する最も重要なことは、適切な人々への情報の流れであり、それは絶え間ない流れの中で中断なく、重要なファイルの紛失がありません。これにより、オンラインの一元化された場所で必要な情報へのアクセスを作成し、複数のチームメンバーが同じ最新のドキュメントを使用し、アクセスして、複数のチャネルで検索する時間を節約できるようにします。

ドキュメント管理システムを使用することの重要性

ドキュメントはあらゆるチームとビジネスの基礎となるため、ドキュメント管理システムはあらゆる部門の日々の業務で中心的な役割を果たすことができます。ドキュメントの表示、共有、同時作業は不可欠です。特に時間に敏感なプロジェクトでは、ドキュメントへの反応とアクセスが速く効率的である必要があります。

ドキュメント管理システムの使用を選択することで、チームと組織は以下のように改善される可能性があります。

日々の業務のより良い調整

分散したドキュメント、常に最新バージョンを探すこと、複数のチャネル間を切り替えてそれらを見つけることは人生を大きく変えるものとなります。

より良い日常的な構造

ドキュメント管理システムはドキュメンテーションで構造を提供し、以前よりも速く、簡単で、効率的に管理できます。そのため、チームは生産性を損なっているデジタルの混乱から解放されることができます。

より高い収益

最近の調査では、年間50万～100万ドルの収益で事業している企業は、ドキュメント管理システムを使用することで年間4万ドルもの節約ができます。ワークフローの効率化とファイル操作でのミスの除去は、スタッフの生産性を向上させ、より大きな収益と費用削減につながります。

より良い時間管理

別の調査では、仕事の過負荷は68%の従業員で深刻な生産性低下につながっていることが示されています。勤務日には限られた時間しかありません。ドキュメント管理システムを使用すれば、多くの時間を節約でき、焦点は絶えずファイルをふるい分けるのではなく、正しいことに当てられます。実は、従業員は平均毎日1.8時間、そして毎週9.3時間を情報を検索することに費やしています。

ドキュメント管理システムの使用による利点

組織内のすべての重要なドキュメントをデジタルで管理することは、適切なドキュメント管理システムが利用されていない場合、困難であることが証明される可能性があります。これはプロセスを合理化し、チームが必要なあらゆるファイルにアクセスしたり共有したりできるように、チームをいつでも流れの状態に保つ基盤を提供します。ドキュメント管理システムが提供する上位5つの利点をご紹介します。

利点1：より簡単なドキュメント取得

必要なドキュメントを見つけて取得することは、整理されたシステムがなければ本当に時間がかかります。ドキュメント管理システムが重要な情報への必要な速いアクセスを提供することで、生産性の強力な成長をもたらし、重要なプロジェクトで複雑な問題と遅延をもたらす可能性のある時間的な制約を減らします。

利点2：優れたファイルバックアップと復旧

高い追跡可能性、クラウドストレージバックアップ、ドキュメント紛失から保護することで、チームに多くの不快感を与えることができます。DMSを使用すると、追跡可能性が確保され、簡単に追跡でき、ミスの危険を減らします。DMSはセキュリティ問題の解決にも役立ちます。実際に、41%の企業が機密情報を含む1,000以上のファイルを保持しています。適切なドキュメント管理システムは、ドキュメントを誰が表示したか、誰が作業したか、または誰が変更したかをいつでも確認することができます。

利点3：シームレスな協業

ドキュメント管理システムにより、ドキュメントアクセス、コンテンツ管理、協業が大幅に簡素化されます。ビジネスの勢い、プロセス、プロジェクト、キャンペーンは資産の可視性が高く、ワークフローは正確に監視されます。優れたドキュメント管理システムは、外部ユーザーがアクセス制御を提供するため、協業はまったく新しいレベルに進むことができます。

利点4：高い柔軟性と生産性

ドキュメントを高度に整理し、効率的にアクセスできるようにすることで、チームの生産性が前例のない高さに達することができます。すべてが動的で、日々のニーズが常に変わり、迅速な対応を要求する場合、ドキュメント管理システムは柔軟性と生産性をもたらすことで、必要な安心感を提供します。

利点5：明確な整理とバージョン管理

1つの調査によると、33%のチームメンバーは日々の業務でドキュメントのバージョン管理に問題を抱えています。常にファイルを互いに送り合っている場合、最新バージョンを見つけることは本当の課題となる可能性があります。ドキュメント管理システムでは、すべての編集と変更を追跡でき、複数のユーザーが同じドキュメントで同時に作業でき、常にドキュメント履歴を確認でき、最新バージョンにアクセスできます。これにより、必要なものが何があってもいつでもそこにあることを確認でき、心の平安が得られます。

ドキュメント管理システムが持つべき機能

ドキュメント管理システムにはいくつかのタイプがありますが（これについては後ほど説明します）、そのようなツールに標準として備わるべき機能がいくつかあります。それらの重要性はあらゆる業界にとって大きいため、業界とチームに適切なソリューションを選択する際には、これらの要素が常に存在する必要があります。

検索機能

どれほど前に作成されたかに関わらず、プロジェクトやタスクが終了しているかどうかに関わらず、必要なドキュメントをすぐに素早く見つけることは重要です。ドキュメント管理システムには優れた検索機能が備わっており、必要なファイルをカテゴリ化して参照する機能があるべきです。

アクセス制御

ドキュメント管理ソリューションは、外部の人がデジタル環境でのみ特定のドキュメントにアクセスできるようにする権限と管理機能を提供する必要があります。権限を簡単に設定でき、一部のファイルは安全なままで、他のファイルは特定の人々がアクセスできるようにする必要があります。

クラウドとレガシーシステムの統合

既に述べたように、ドキュメント管理システムは他のプログラムとシームレスに「通信」でき、ファイルとワークフローに幅広いオプションを提供する統合機能を備える必要があります。クラウド統合により、ドキュメントを安全に保存し、常に情報を保護し、ピンして共有することができます。また、クラウドベースのDMSはグローバルチーム（リモートまたは分散）がシームレスに通信して協業でき、プロセスで多くの時間を節約できます。

モバイルバージョン

ドキュメント管理システムはモバイルアクセスのオプションを提供する必要があると言っても過言ではありません。これはチームに柔軟性をもたらし、外出先で物事の先頭に留まります。ほとんどの人は常にデスクトップで作業しますが、外出先でドキュメントにアクセスできることは（何かを確認するため、レビューするため、何かを承認するため、緊急の変更を確認するためなど）本当に優れた機能です。

編集、保存、共有

ドキュメント管理システムが保存するすべてのドキュメントは、協業、編集、DMSで簡単に保存、複数の方法で共有できるようにアクセス可能である必要があります。1つの場所でドキュメントを修正する自由を提供するドキュメント管理システムを取得することは常に良い考えです。そうすれば、特定のプロジェクトのコンテキストで何も失われることはありません。

ドキュメント管理システムの3つのタイプ

ドキュメント管理システムの世界では、そのようなソリューションが何を意味するのかについて、多くの用語と定義が出てくる可能性があります。DMSが何を意味しているのかをより理解するために、ドキュメント管理システムの3つの最も一般的なタイプを見てみましょう。

コンテンツ管理システム

このタイプのドキュメント管理システムは、コンテンツ作成、変更、整理、そして適切な人々への共有に焦点を当てています。マーケティングキャンペーン、イベント管理、およびスマートコピーと資産の使用を含む他の種類のプロジェクトでは、このタイプのシステムは非常に貴重です。コンテンツはあらゆるチーム、あらゆる部門の最上位の柱の1つであるため、ここでもコンテンツの影響を分析できる分析ツールについて考えることが重要です。

ワークフロー管理システム

このタイプのドキュメント管理システムは、ドキュメントがタスクに達する場所です。各ドキュメントに追跡可能なタスクを整理し、プロジェクト、チーム、またはワークスペースを特定のファイルに接続する機能を有することで、真の利点を提供します。これにより、タスクを異なるチームメンバーに割り当て、締切を指定し、プロジェクトの進捗を追跡できます。

エンタープライズコンテンツ管理

多くの組織では、データは焦点の大きな部分です。ドキュメンテーションと同じです。エンタープライズコンテンツ管理システムはそのデータを一緒にもたらし、分析して、次のステップについての洞察とアイデアを提供します。ビジュアライゼーションオプションとデータダッシュボードを構築する機能も重要なコンテキストを提供し、データ分析を次のレベルに引き上げます。

ドキュメント管理システムのすべてのこれらの主要なタイプは、組織をフロー状態にもたらすことができます。これらの機能を単一のソリューションで組み合わせることは、ドキュメンテーションの混乱に終止符を打つことができます。それでは、ニーズとユースケースに合わせてドキュメント管理システムを選択する最良の方法を見てみましょう。

ドキュメント管理システムの選択方法

チームと企業に適切なドキュメント管理システムを選択するには、持つ可能性のあるすべてのビジネスニーズを満たすために検討する必要があるいくつかのことがあります。ドキュメント管理システムを選択する際に念頭に置く必要のある検討事項をいくつか紹介します。

中央の協業機能

ドキュメント管理システムは、チームがいつでもどこからでもすべてのファイルで作業できるようにする一元化されたアクセス制御を提供する必要があります。協業機能により、チームは異なるタイムゾーンにいるときに独立して作業でき、ドキュメントを共修正し、通信できます。

コンテキスト内のチャット機能

ドキュメント管理システムが、ドキュメントのコンテキスト内で直接ディスカッション用のオプションを備えている場合。チャット機能は、プロジェクトで異なるジョブを持つチームメンバー間のさらなる協業をもたらすことができます。また、それらは同じファイルを彼らの仕事に使用しています。

カテゴリ化機能

優れたドキュメント管理システムは、ドキュメントをプロジェクト、チーム、任意のレベルで指定します。これにより、きめ細かく秩序ある整理と秩序があります。

その他のシステム統合機能

既に述べたように、ドキュメント管理システムは他のプログラムとシームレスに「通信」し、ファイルとワークフローに幅広いオプションを提供する統合機能を備える必要があります。

データ分析機能

ドキュメントは、見られ、使用でき、スムーズに分析される必要があります。データ分析機能（Excelシート、キャンペーン結果など）により、さらに多くの洞察がもたらされ、正しい決定を下し、時間内にビジネスにより大きな収益をもたらします。

Slingshotでのドキュメント管理の促進

チームとドキュメント管理のためのオールインワンソリューションとして、Slingshotはファイル、データ、ディスカッションの最高レベルの協業を提供します。これは高度なプロジェクトおよび企業ファイル管理、チャット、データ分析を組み込んでおり、多くの組み合わせた機能のおかげで、あらゆるビジネスまたは業界に品質をもたらします。

• Slingshotを使用すると、企業はタスク追跡、管理、およびドキュメント保存に依存できます。また、ビジネスインテリジェンスツールとして、アプリはダッシュボードと分析を提供し、チームが意味のある方法でデータに接続するのをサポートします。
• Slingshotはチーム用の計画ツールとして機能し、所有権と、タスクの分割を支援し、日々のすべてを進行状況の追跡を許可します。
• これは、タスクの分割と、キャンペーン全体で問題やブロックに関するタブの保持によるプロジェクト管理を革新します。
• すべてを1つの場所に保つことで、SlingshotはAI注入されたクラウドベースの必要なドキュメントハブになります。これにより、チームはすべてのタイムゾーンにわたって効率的に協業でき、常に最新のファイルにアクセスできます。

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